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会社にかかる迷惑電話をなんとかしたい…対応のポイント!

   

会社にかかる迷惑電話をなんとかしたい…対応のポイント!

会社には毎日たくさんの電話がかかってきます。

その中には迷惑な電話も多く含まれています。

しかし会社にかかってきた以上、たとえ迷惑電話でも感情のままに切るわけにはいきません。

そこで迷惑電話がかかってきた時の応対についてまとめてみました。

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会社のホームページを見た上での迷惑電話が急増!

時代の流れとともにセールスの方法も、形をかえてきました。最近増えているのがホームページを閲覧したセールスです。

●●●会社▲▲支店の■■と申します。御社のホームページを先程拝見させていただきましたが、製作費にかなりかかっているのではないかと思いお電話をさせていただいております。当社では同じ内容を盛り込んだうえで余分な事を一切なくして、かなりのコストを落として安く制作しております。詳しくご案内を差し上げたいので、ホームページの担当の方をお願いします。

こんなふうにホームページの制作会社や、不動産資産を増やす勧誘や、社長や重役あてにFXの勧誘など担当者や本人が出ないことにしている電話はとても対応がやっかいです。

ホームページにはかなりの会社の情報が盛り込んでありますので、電話帳で番号を調べてかけてくるのとは大違いです。会社の仕事に関することから、あげくは会社の保有している施設に至るまで様々なセールスに狙い撃ちされてしまいます。

迷惑電話だとわかっていても会社にかかってくる電話である以上、いきなりガチャンと電話をきってしまうということもできません。こちらに非のない形でなんとかやり過ごしたいと思うのは、こういう電話を受けた人全員の願いではないでしょうか。

引用元-会社にかかってくる迷惑な電話の、対応の仕方と撃退法 | キニガク!気になる雑学 キュレーションメディア

会社に対するものなら迷惑電話でも丁寧な対応を!

セールス電話がかかってきたときはどうしたらいいのか。
強い口調で断るべきか。でも、強い言い方では角が立ちそうですし。曖昧に「担当者が外出しておりまして、えー…」と答えるべきか。
新人さんのあなたはつい悩んでしまいますよね。

曖昧な応対ではその場しのぎになってしまい、また何度も何度もセールスの電話がかかってくるのが落ちです。
不要な電話には毅然と、かつ丁寧な対応で断ることが大切です。

「ウチはそういう電話はけっこうだよ!」などと、邪険に断ると、変なところから会社の評判が悪くなりかねません。
ですので、断るときは、とにかく丁寧に
「今のところ弊社では必要ありませんので、また、必要なときはこちらからご連絡差し上げます」
という感じで、伝えましょう。
もし、それでもしょっちゅうかかってくるようであれば、相手をリストにして、即座に断るかを上司と確認しておきましょう。

大事なのは、相手のよけいな会話につきあわないこと。
しつこければ「申し訳ございません。失礼致します」と切ってしまうこと、ですね。

断る際のソフトな印象の言葉づかい
「できません」→「いたしかねます」
「いりません」→「必要ございません」
「いません」→「外出しております」
「断るように言われてます」→「必要があれば、こちらかご連絡差し上げます」

引用元-勧誘やセールスの電話を受けたとき

会社へかかってきた迷惑電話の応対例

ケース1 相手が氏名と会社名を名乗った場合

電話が鳴り、取る。
私「○○株式会社です。」

迷惑電話「xx(会社名)の△△(名前)ですが、管理職の人いますか?」
名前と会社名を名乗っても「管理職の方」と指定をしてくる電話は大抵迷惑電話なので上司にまわさない。

私「ただいま席をはずしております。失礼ですが、どのようなご用件でしょうか?ご用件によっては担当の者におつなぎいたします。」

答えなかったら・・・

私「申し訳ございませんが、ご用件をお伺いできない電話はお取り次ぎできませんので切らせていただきます。」
で電話を切る。

答えても業務に関係なかったら・・・

私「申し訳ございませんが、業務時間中に私用の電話お取り次ぎすることはできませんので切らせていただきます。」
で電話を切る。

ケース2 相手が最初に名前と会社名を言わなかった場合

電話が鳴り、取る。
私「○○株式会社です。」

迷惑電話「管理職の人いる?」

私「失礼ですが、お名前、御社名、ご用件をお願いいたします。」

答えなかったら・・・

私「申し訳ございませんが、お名前、御社名、ご用件をお伺いできない電話はお取り次ぎできませんので切らせていただきます。」
で電話を切る。

答えても業務に関係なかったら・・・

私「申し訳ございませんが、業務時間中に私用の電話お取り次ぎすることはできませんので切らせていただきます。」
で電話を切る。

引用元-会社宛てにかかってきた迷惑電話をこちらから穏便に切る方法: 資産運用、マイル、ポイント関係の実践記録+日記

会社にかかってくる迷惑電話には悪質なものも…

悪質な迷惑電話に注意する

通常の勧誘ならまだしも、なかには堂々と嘘をついて社員の名前を聞きだそうとしてくるところもあります。

「以前電気設備の点検をさせて頂いたので今年も点検を」
「新しい運送サービスを開始したのでお知らせしたい」
「弊社の商品をご購入頂きありがとうございました」

部署には何人も営業の方がいて、それぞれが違う営業に回っているため、一見これらの電話を聞けば「営業担当者の誰かが関わっているかもしれない」と思ってしまい、相手の話を聞いてしまいそうになります。
そのようなときは安易に話を聞かず、確認致しますので少々お待ちくださいと言って電話を保留にし、確認できるようであれば全員に確認を取ってから対応します。
自分自身は知らなくても、既に同じような電話を取ったことがある人がいるかもしれないので出来るだけ情報共有し、覚えがなければ
「すみませんが当社では他の企業様と契約しておりますので」や
「現在はそのようなサービスはお受けしておりません」
「企業様からのお電話は一切受けておりません。(サービスが)必要な場合にはこちらからお申込みさせて頂いております」
と電話を切ってしまえば、単に電話を切ってしまうよりも「主体性」が相手に伝わって良いと思います。

引用元-一発撃退!迷惑電話対策ノウハウ集 – 断り方&撃退グッズ: 会社での迷惑電話の上手な断り方

会社への過度の迷惑電話は訴えることもできる!

企業に対する迷惑電話の場合、無言電話や悪質なクレームを繰り返し、それが原因で業務が妨害されたとみなされれば、業務妨害罪が成立します。

業務妨害罪(刑法233条)
虚偽の風説を流布し、又は偽計を用いて、人の信用を毀損し(偽計業務妨害罪)、又はその業務を妨害した者は(威力業務妨害罪)、 3年以下の懲役又は50万円以下の罰金に処する。


過度な迷惑電話によって、他のお客様への対応ができなかった場合などがこれにあたります。

このような場合は、電話をかけた者に業務を妨害しようとする意思があったのか、なかったのかが判決の争点となります。

その他にも電話先で暴言を吐かれたり、度重なる無言の圧力によって自分に何か危害が及ぶのではないかとい恐怖心を植え付けられたりした場合は、脅迫罪が適応されることがあります。

脅迫罪(刑法222条)
○生命、身体、自由、名誉又は財産に対し害を加える旨を告知して人を脅迫した者は、2年以下の懲役又は30万円以下の罰金に処する。
○親族の生命、身体、自由、名誉又は財産に対し害を加える旨を告知して人を脅迫した者も、前項と同様とする。

つまりは、相手の顔が見えないからといって悪質な嫌がらせを繰り返し行うことは、電話であっても関係なく懲罰の対象になるということです。

引用元-嫌がらせ・迷惑電話の相手を訴えたい!どんな罪になる?〜エイジハラスメントから考える〜 | 弁護士費用保険Mikataの普及に努める「弁保社長」のブログ

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