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飲み会のキャンセル連絡をメールでする場合の注意点

   

飲み会のキャンセル連絡をメールでする場合の注意点

どうしても行きたくない、または急用があって行けなくなった飲み会をキャンセルしたい時、直接電話で連絡するのが一番ですが、最近はメールで連絡する人も増えているようです。

ただし、メールは顔が見えないだけに相手の気分を害さないよう文面には細心の注意が必要です。

メールでキャンセルしたい時に参考になる記事をご紹介します。

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飲み会のキャンセルメールは文面に細心の注意を払う

直接面と向かって話す場合や電話で話しての場合などとは別にメールで飲み会
を断ると言うケースも有ると思います

特に顧客や上司、先輩など少しかしこまった対応が必要な場合など、逆に話す
よりもメールで断る方がこちら側は行動に移し易い部分が有るかも知れません
(相手の立場、あなたとの関係、性格?などに依り判断が必要)

但しそうであるからこそ?決して失礼が有っては行けませんので、例え飲み会
のお断りの様な内容で有っても細心の注意を払うべきだと思います

例えば・・・

[事例] 今回は飲み会のお誘い頂きまして誠にありがとうございます。
大変残念ではございますが、当日どうしても外せない用事がございますので
ご辞退させて頂きます事お許しください。
次回は是非参加させて頂きますので、またのお誘いを心待ちにしております。


※顧客、上司と先輩で少し変わってくるのですが、ごくごく親しい間柄では無い
と言う場合だからこその「理由の詳細を敢えて記載しない」と言う手も使えます

勿論、上記の当日・前日ドタキャンの事例の理由を使う事も可能ですがメールでお断りを入れる場合、正当性のニュアンスが微妙に変わって来ます

例えばですが上記の「金銭系」「先約系」はほぼNGのイメージとお考え下さい

相手がお客さん、上司、先輩と言う立場である事、話している内容で無く書いて送っている内容で有る事を加味し、よりシビアに理由を選定する必要が有ります

引用元-グッド・アドバイス情報局

飲み会開始の土壇場でキャンセルメールをする時のポイント

行けないことを伝えたタイミング

当日の午後、飲み会の4時間前ほどにメールで連絡しました。

伝えるときの文面・セリフ

以下のようなメールを送りました。

「ごめんなさい、今富士山です。そちらまで戻るのが遅くなってしまうため、今晩の飲み会は欠席とさせてください。キャンセル料などありましたら、すぐに払うので連絡ください。本当にすみません。また次回誘ってもらえたら嬉しいです。」

「行けない理由」を説明するときのポイント

今回のポイントとしては、理由が理由なので正直に伝えた点です。
「いきなり富士山って(笑)」と笑い話にしてもらえたらいいな、という魂胆もありました。実際、次に会ったときには、何してんだよ〜と軽いノリでツッコミ入れてもらえました。
ただし、ドタキャン自体を重く受け取ってる人もいると思うので、このやり方は相手との間柄を考える必要があります。

正直に言いにくい場合は、体調不良を理由にするのがいいでしょう。

他には、

  • 申し訳ない気持ちを伝える。
  • 会費について触れる。
  • 控えめに、次回の集まりへの参加要望を入れる。

  • などのツボを押さえるといいと思います。

    文末に「また誘って欲しい」という結びを入れることで、今回はドタキャンしてしまったけれど飲み会自体が嫌なわけじゃないんだよ、という気持ちを暗に表現することになります。

    引用元-nanapi

    飲み会のキャンセル連絡は電話が難しい時にはメールで

    メールの場合

     電話が出来ない時にはメールという手段でも出来ます。その時には当日飲み会に欠席する事に対して申し訳ない気持ちを十分に出す必要があります。そうした上で欠席理由を書いて出すことによって連絡する事ができます。しかし時間の余裕がない時には、電話同様に最低限度の謝罪の連絡はする事が必要です。欠席理由を簡潔に書いて、謝罪と理由などは後で話しますなどと書いておく事で対処する事もできます。

     メールでは気持ちって伝わりにくいので、誠意を持った文章をしっかりと考えて見直した上で送信する事も重要になります。余裕がある場合にはキャンセル料や割り勘などの話しも交えておく事で、相手に不快な思いをさせる事なく出来ます。メールは残るものでありますし、参加者にも見られてしまう恐れがあるので細心の注意を払う事が電話よりも求められますので、上手く書けない場合には簡潔にして後に落ち着いた状態になった時に詳細を書いても良いと思います。

    引用元-U-NOTE

    会社の飲み会をメールで断る時は口頭よりも丁寧に

    飲み会の断り方は気をつけて行う必要があります。せっかく誘ってくれたのに断らなければいけないときもあるますが、何度も断ると後々の人間関係にも関係してきます。また会社(職場)や友人からの誘いをメールで断る時にはどのような注意が必要なのかみていきましょう。

    メールでの飲み会の断り方は?

    飲み会を断るためにメールはかなりいい方法です。
    なぜなら、考える時間があるからです。

    口頭で「飲みいかない?」と言われたら、行きたくないなら口実をその場で作んなきゃいけません。しかしメールならば、ちょっと考えてから断る口実を練れます。だからメールで飲み会を断るのはいい方法なんです。

    では、メールでの飲み会の断り方はどんなものがあるか紹介します。

    メールで飲み会を断るには、お誘いが嬉しいけども、いけない理由がある事を伝えます。

    「お誘いありがとうございます。でも、今日は○○があるからごめんなさい。次は行けるようにするので、また飲みましょう!」という感じです。

    メールでの飲み会を断り方は、基本的に口頭で断るのと同じですが、口頭よりも丁寧にしましょう。

    引用元-コナトキ

    Q:飲み会をドタキャンした人にも当日料金は払ってもらう?

    今日、私が幹事をつとめる飲み会があります。今朝、参加予定の1人から体調不良で欠席したいとメールがありました。

    文章には当日連絡や欠席に関しての謝罪がありましたが、料金については触れられていませんでした。以前、体調がすぐれないので、前日に様子を見て連絡しますとメールは貰っていましたが、実際メールが来たのは当日でした。

    店は料理7品+飲み放題コースで予約しており、人数変更は前日までとなっています。店の予約後、参加者全員に日時・時間の連絡をメールした際、「コースで予約しました。キャンセルは前日までにお願いします。」とは書きましたが、ハッキリと「当日キャンセルは料金の支払をお願いします。」とは書きませんでした。

    私の説明不足もありましたが、ネットで色々調べると「当日キャンセルの料金支払は常識」とあります。やはり全額(1人分)を支払って貰うべきでしょうか?

    引用元-BIGLOBEなんでも相談室

    A:キャンセルした人にもちゃんと一人分を払ってもらうべき

    キャンセルした人に一人分を払ってもらうべきだと思います。
    コース以外に発生した追加料金があれば、その分は参加者の割り勘に。

    当日のキャンセルは料金が発生する事はごくごく当然ですし、
    「キャンセルは前日までにお願いします」
    とも説明しているので、当日のキャンセルが出来ない事は伝えています。

    皆で食べるからと割り勘とすると、全員から文句が出ると思います。
    ルール通りにしているのに、負担を増やすのは理不尽かもしれません。

    幹事が負担するのも違うと思います。
    皆に幹事役を一任され、予約も周知も滞りなく進め、当日キャンセルNGの説明もしているのに、個人的に負担をする必要は全くありません。

    引用元-BIGLOBEなんでも相談室

    twitterの反応


    https://twitter.com/localsk/status/706024273027026944
    https://twitter.com/mini13ii/status/504977904690659328

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