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「連絡」と「報告」の違いとは?〔報・連・相のキホン〕

   

「連絡」と「報告」の違いとは?〔報・連・相のキホン〕

ビジネスシーンで重要とされる連絡と報告。事柄を伝えるという点で同じように捉えている方が多くいるようですが、連絡と報告は重要な違いがあります。

連絡と報告を正確に行えるように、連絡・報告を行うときの注意点やポイントと一緒にまとめてみました。

社会人として、必要となるスキルをしっかりと身につけておきましょう!

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連絡と報告の違いって何?〜報告について

報告

報告の目的は、自分の現状を知らせることにあります。

今現在、自分がどういう状態にあるか。過去から現在に至った経緯と結果をまとめ、現在の状況を把握し、次に向かおうとしている方向性と自分の意志を伝える。これが報告です。

つまり、地図で言えば、今まで歩いてきた道筋と、現在立っている位置を伝えることが「報告」です。

チェス盤であれば、リーダーは盤面を見て全員の位置を把握できます。しかし現実は違い、チェス盤のように各人の居場所を見渡す方法がありません。

自分が指示した方向にちゃんと進んでいるか。何かミスや、想定外の自体は起こっていないだろうか。

そういう “今” を知るためには、各人の報告が不可欠なんです。

報告の場合、自分の失敗やミスも包み隠さず伝えなければなりません。精神的にツラい業務なのは分かりますが、それ以上に報告の重要性を理解してもらえればと思います。

なぜ報告が重要か

先ほど話した通り、仕事は複数人が協力しあって成り立っています。そして、チームのリーダーは、自分のグループの現状を把握しながら、正しい方向性を見極めなければいけません。

そのためにも、今現在自分のチームはどういう状況にあるのか。誰が、何をしているのか。彼はどこに向かおうとしているのか。抜けや漏れはないか。そうしたチームの現状を正しく理解する必要があります。

そのためにも、チームの一人一人が適宜現状を報告することで、リーダーはそれを集計。現在の状況を把握し、穴を埋め、正しい方向性を見極め、進むために何が必要かを考えます。

チームが正しい方向に進むためには、チームメンバーの現状を知る必要がある。そのためにも、メンバーの報告は重要な意味を持つのです。

引用元-アシタノレシピ

報告するときの要点・注意点

1.相手の都合を確認する

多忙な上司に時間を割いてもらうわけですから、都合を確認するのはビジネスマナーの基本。先輩や同僚への相談も同様ですね。

急ぎの報告ではない場合は、相手の状況を見て報告をあとにするか、メモに書いて伝えるなどの方法をとりましょう。

2.指示した上司に直接報告する

他人を介して報告するのは、報告とはいえません。あなたに指示をした上司に直接報告するのが義務。これもビジネスマナーの基本です。

3.重要な報告はすぐに行なう

上司が忙しそうだからといって報告が遅れると、仕事に支障をきたすことがあります。対策を講じるなど一刻も早い判断が必要とされる報告や、関係者にすぐにフィードバックする必要のある内容の場合、すぐに上司に直接報告しましょう。

4.結論を先に伝える

上司は、まず結果を知りたがっています。前置きはできるだけ短く、途中の経過説明や原因、分析は、相手から求められたら詳しく話すようにしましょう。なお、できなかった言い訳や苦労話は、基本的には不必要です。

5.「事実」と「意見・憶測」は分けて報告する

注意すべきことは、客観的な事実を正確に伝えること。自分の意見や憶測を話す場合は事実を報告し、そのあとで「これは私の憶測ですが……」「あくまでも私見ですが……」と断ってから伝えましょう。事実と憶測、意見や願望を一緒に報告すると、上司の判断を誤らせてしまうことになりかねないからです。

引用元-All About

連絡と報告の違いって何?〜連絡について

・連絡

連絡とは、遅刻や仕事上でのミスなど、自分自身や仕事内容、職場環境について、必要な情報をその関係者全てに知らせる事です。
自分の意見や予測などを織り交ぜず、事実をそのまま伝えます。

引用元-知っておきたい日常のマナー

●連絡のポイント

・関係者全員に伝える

連絡はその仕事に関わっている人物など、関係者全員に伝えましょう。
この時、自分から直接本人に連絡します。第三者に伝言をすると、正確な内容が伝わらなかったり、遅れて伝わったりする場合があるかもしれません。
伝えもれや行き違いなどが起きないように、伝達すべき人のリストなどを作成すると便利です。

・優先順位を意識する

連絡する内容により、連絡すべき相手の優先順位を正しく決めましょう。それにより、最初に上司に伝えるべきかなどを判断する必要があります。

・迅速に、なおかつ簡潔明瞭に連絡する

連絡の最も重要なポイントのひとつ、それは「スピード」です。連絡すべき情報があれば後回しにせず直ちに関係者に連絡しましょう。
また、連絡する相手の仕事の妨げにならない様に、簡潔明瞭に連絡する事を心がけると良いでしょう。

・正確に伝える

「〜みたいです」「〜のようだ」といった曖昧な表現では、話の要点や結論が分らずに聞き手を混乱させる原因に。連絡をする際は、曖昧な言葉や表現は避け正しく伝えるようにしましょう。
また連絡をする当事者が、話の内容を理解していなければ、相手に正確に話を伝える事ができませんので、話の結論を事前に良く確認し理解した上で伝えるようにします。
また、話の内容に自分の希望や予測などを盛り込んで話すと、事実が正確に伝わらなくなるかもしれませんので、こちらも注意する必要があります。

引用元-知っておきたい日常のマナー

連絡と報告を円滑に行うためには・・・

基本的に会社員は一人で仕事をしているわけではありません。
仲間と情報を共有し、仕事全体の流れを把握できるよう心がけましょう。

催促される前にタイミングよくこちらから

上司への報告・連絡・相談が遅れると、上司は指示した仕事がどの程度進んでいるか把握することが出来ません。
仕事を請け負った時から、途中経過や進捗状況を報告する日時を決め、上司から催促される前に自分から行うようにしましょう。

相手(上司・仲間)の都合を考えて報告を

忙しくしている時に話しかけると、相手は冷静に報告を聞くことが出来ません。
相手の都合を考え「今、よろしいでしょうか」の一言を添えて、了承を得てから報告をしましょう。

また、複雑な内容の報告や時間が長くかかりそうな場合は「後程〇○分ほどお時間を頂けますか」と伝え、時間を改めて話すようにします。

結論を先に言う

例:「○○課長。お客様からクレームです。詳細は…」

まずは、伝えたい結論から先に伝え、その後から詳細を伝えます。

分かりやすく報告するためには、ポイントを絞って簡潔に話すことも大事ですが、口頭だけでなく、後で上司が見直すことが出来るように必要な資料を準備しておく配慮も大切です。

事実に意見を混ぜない

報告・連絡・相談は、客観的であることが大前提です。
事実を正確に伝えましょう。

また、あやふやなまま報告するのではなく、分からない場合はきちんと調査してから再度報告をするようにします。

情報は常に共有する

重要な情報を自分だけが知っているのでは仕事になりません。
課内、チームで必ず情報は共有するようにしましょう。

悪い情報こそ早く伝える

ミスを最小限にとどめる為には、速やかに上司に報告し、対応を相談することが先決です。
一人で抱え込むことにより、返って取り返しのつかないことになりかねません。

引用元-Column Latte

連絡と報告の違いを説明する時は・・・

報告と連絡の違いを聞かれた時の対応法

もし、新入社員に「報告と連絡の違い」について聞かれた時に、
以上のような違いを述べた後、以下の様に伝えるのが本質的だと思います。
 

報告と連絡の違いは確かにわかりづらいよね
ただ、君に理解して欲しいのは、報告と連絡の言葉の定義の違いではなくて
報告や連絡が何のために必要なのか、ということなんだよ。
 
報告や連絡は上司や先輩が何かの意思決定を行うために必要な情報を伝えるもので、
それが報告なのか、連絡なのかということではなく、何を伝えれば
上司や先輩が意思決定ができるか、もっと簡単に言えば、喜ぶかを考えて欲しい。
 
例えば、現在の仕事の進捗を伝えることで、上司や先輩は君にサポートが必要なのか、
次の仕事の用意を早めに行うべきなのか、を意思決定できる。
どうだろう?他にはどんなケースが考えられる?

 

このように細かい言葉の定義ではなく、その行為の目的を問うことで
新入社員の視座を引き上げることができます。

引用元- 株式会社HEART QUAKE

twitterの反応


https://twitter.com/2013_1029/status/658518062124011520


https://twitter.com/LustyForest/status/654298402826534913

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